Arkivplanen for Hol kommune er utarbeidet etter krav i arkivlova, kommuneloven, offentlegheitslova, forvaltningsloven, personregisterloven og etter NOARK 5 standaren
Arkivlova § 6: ”Offentleg organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna slik at dokumenta er trygga som informasjonskjelder for samtid og ettertid”
Arkivforskrifta § 2-2 : Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva sags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet.
Arkivplanen sitt formål er kvalitetssikring av arkivfunksjonen i kommunen.
Arkivplanen skal vise hvordan arkivarbeidet skal utføres, reglement og instrukser for journalføring, saksbehandling, arkivhåndtering, oversikt over arkivdeler og arkivserier i Hol kommune. Forskriften om offentlig arkiv krever at arkivarbeidet skal være lagt til arkivtjenesten. Dersom dette skal bli tilfredsstillende, og dersom arkivtjenesten skal kunne fungere i si primære rolle som aktiv støttefunksjon for saksbehandling og utføring av oppgaver, er det naturlig at både ansvaret for planlegging, styring og gjennomføring av den praktiske dokumenthåndteringen (arkivdanning) og forvaltning av dokumentasjonen (bevaring), ligg til denne. Bevist og målretta skal den integrere funksjoner som virksomheten sin kunnskapsbank, minne og formasjonsvaktmester.
Alle ansatte i Hol kommune som arbeider med saksbehandling eller kontorrutiner plikter å gjøre seg kjent med disse retningslinjene. Alle saker som blir behandlet politisk eller administrativt i kommunen, skal følge dette reglementet og bli bygd opp etter vedtatt mal for saksframlegg.
Arkivplanen gjeld for alle virksomheter i Hol kommune. Alle nytilsatte i kommunen skal få informasjon om hvor de finner Arkivplanen.
Retningslinjene i dette dokumentet blir gjort gjeldende som et internreglement.
Oppdatering av arkivplanen
Arkivplanen skal ajourføres når det er endringer i organisasjonen, eller endringer i rutiner i sak/arkivsystemet. Ansvaret for dette arbeidet er hos arkivleder.
Innspill til endring av arkivplanen skal leveres til arkivleder.
